Почему бизнес нужно вести без эмоций: регламенты работы с долгами и договорами

Почему бизнес нужно вести без эмоций (и при чём тут регламенты)

В бизнесе многое строится на отношениях. С одной стороны это сила. С другой - проблема.
Часто личные отношения берут верх над интересами дела. И это может привести к большим проблемам.

Типовая ситуация

У вас хороший клиент. Работаете давно, без сбоев. Есть договор, всё по делу.

Но в какой-то момент он проваливается с оплатой. Перед вами повисает долг.

Вы просите вернуть. Он в ответ: Сейчас проблемы, денег нет, но позже обязательно рассчитается. Вы же меня знаете...

Вы ждёте. Вы же в хороших отношениях.

Проходит месяц. Два. Полгода.

В зависимости от суммы его долг может влиять и на вашу способность исполнять обязательства перед другими контрагентами. Начинаются проблемы на вашей стороне. Вы теряете других партнёров. А первый продолжает кормить обещаниями.

Но вы упорно ждёте... Ведь человеческое никто не отменял.

В итоге может случиться так, что тот, от кого вы ждёте оплату, посыпется. Уйдёт в банкротство. И вы свой долг не получите.

Вы поругаетесь. Но на этом этапе остаются только эмоции.

Время упущено. Время, когда можно было снизить риски: попытаться взыскать долг, понять реальное положение вещей и принять соответствующие решения.

Почему так происходит

Потому что мы часто смешиваем личное и деловое.

«Он же хороший человек, партнёр, друг. Как я могу подать на него в суд? Это же подло. Да и что обо мне подумают люди.».

Нет. Подло - топить свой бизнес, своих сотрудников, свою семью из-за того, что боишься испортить отношения.

Бизнес - это система. Правила. Цель. Всё, что этому не отвечает, должно быть отодвинуто на второй план.

Проблема в том, что большинство компаний работают без чётко очерченных правил, нерегламентированно. Каждую ситуацию решают «по обстоятельствам». То есть - эмоционально.

Решение: формализация процессов

Я всегда рекомендую клиентам разработать процедуры для типовых проблемных ситуаций. И следовать им. Без эмоций. По шаблону.

Если вам не платят:

Срок просрочки составляет определённый период → претензия. Ничего личного, бизнес.
Нет оплаты после претензии → иск. Думаем только о деле. Личное на потом.
Отсудились: мировое соглашение или решение → исполнительный лист. Просто бизнес.

Вот когда исполнительный лист на руках и очень хочется проявить человечность - не запускайте его в работу сразу. Дайте рассрочку. Попросите обеспечение под сумму долга. Попробуйте решить или помочь решить этот вопрос без принудительного взыскания.

Но и здесь должна быть разумность.

Вам необходимо понимать ситуацию должника. Если он тонет - пытайтесь получить своё здесь и сейчас. Бездействие только потянет вас за ним на дно. Предъявляйте лист к исполнению. Действуйте в интересах бизнеса.

Что включить в регламент работы с долгами

Регламент - это не бюрократия, а система, которая не даёт эмоциям угробить дело.

1. Триггеры: через сколько дней действуем

Без чёткого срока вы будете «ждать ещё немного». Через полгода поймёте, что время упущено.

Пример регламента:

День 1-7: Напоминание (звонок, письмо). Дружелюбно, без давления.
День 8-14: Официальная претензия. Письменно, с требованием оплаты в срок.
День 15-30: Подготовка иска. Собираем документы, считаем неустойку.
День 30+: Иск в суд. Без обсуждений.

Сроки можно менять под свой бизнес. Главное - зафиксировать их и следовать для описанных в регламенте ситуаций им без раздумий.

2. Ответственные: кто это делает

Если в регламенте не прописано, кто отвечает за каждый этап, - никто ничего не делает.

Распределите роли:

Бухгалтерия: отслеживает просрочки, отправляет напоминания
Юрист (внутренний или внешний): готовит претензии, иски
Директор: принимает решение об исключениях из регламента

Обратите внимание, что цепочка должна работать без необходимости согласовывать каждое действие с руководителем. Согласовав регламент, он даёт добро профильным специалистам действовать в ключе, который закреплён локальным нормативным актом.

3. Исключения: когда можно отступить

Регламент регламентом, но он, как правило, регулируют типовые случаи. Иногда ситуация требует гибкости.

Но решение об отступлении должен принимать кто-то один. Например, директор. И это решение должно быть задокументировано (служебная записка, протокол).

Без этого «исключения» превращаются в правило. Не нужно в каждой ситуации искать исключение - это ломает всю систему работы по регламенту.

4. Документирование: всё фиксируем

Каждое действие записываем:

Когда отправили претензию
Когда получили ответ (или не получили)
Когда подали иск
Когда получили исполнительный лист

Это защита на случай, если должник начнёт оспаривать ваши действия. И это контроль за тем, что регламент работает.

Регламенты нужны не только для долгов

Формализация процессов помогает в любых типовых ситуациях:

Договорная работа:

Порядок согласования договоров (кто согласовывает, в каком порядке, в какие сроки)
Обязательные пункты (что должно быть в каждом договоре)
Действия при получении договора от контрагента (кто отвечает, куда направить)
Что делать, если контрагент не подписывает изменения
Когда и как использовать "типовые договоры"

Претензионно-исковая работа:

Алгоритм работы с претензиями (входящими и исходящими)
Ответственные
Кто готовит ответы, в какие сроки
Кто и какие документы должен предоставить для подготовки претензии
Когда инициируем иск

Работа с контрагентами:

Как проверяем контрагентов перед сделкой
Что делать, если контрагент не исполняет обязательства
Как фиксируем нарушения

Без регламентов вы каждый раз решаете одни и те же вопросы заново. Регламенты могут помочь организовать работу по алгоритму.

Проверка контрагента - это первый этап защиты. Если вы работаете с ненадёжной компанией, налоговая может доначислить вам НДС, даже если вы ничего не нарушали.
Подробнее о проверке контрагентов в моей статье: Как проверить контрагента за 15 минут (и не получить доначисление НДС от налоговой)

Когда можно быть человечным

Я не призываю действовать жёстко всегда и везде и описывать каждое действие в регламенте.

Человечность важна. Но проявлять её нужно после того, как вы защитили себя.

Исполнительный лист на руках? Можно дать рассрочку. Но под обеспечение (залог, поручительство).

Должник готов мириться? Можно пойти на уступки. Но при условии, что он исполняет договорённости.

Главное правило: сначала защита, потом - человечность.

Выводы

Бизнес - это система, правила, цель.

Действуя жёстко, но по правилам, вы не «бесчувственный урод». Вы - бизнесмен.

Формализация процессов - это не бюрократия. Это способ не дать эмоциям задавить трезвый взгляд на реальную ситуацию.

Регламенты работают только если:

Они написаны (а не «у нас всё в голове»)
Они выполняются (а не лежат в папке)
За их исполнением следят (есть ответственные) и при необходимости, исходя из накапливаемого опыта или ситуации, обновляют.

Без регламентов вы будете решать одни и те же проблемы каждый раз заново. С регламентами будете действовать в рамках процедуры и экономить время, деньги, нервы.

Если вам нужна помощь в выстраивании процессов:

Я помогаю бизнесу внедрить регламентировать работу бизнеса:

Договорная работа:

Порядок согласования договоров
Обязательные пункты для защиты ваших интересов
Действия при нарушении контрагентом условий

Претензионно-исковая работа:

Алгоритм работы с долгами (от напоминания до исполнительного листа)
Порядок подготовки претензий и исков
Контроль сроков и ответственных

Работа с контрагентами:

Проверка контрагентов перед сделкой
Действия при неисполнении обязательств
Фиксация нарушений

Регламент - это не «бумажка для галочки». Это инструмент, который защищает бизнес от эмоциональных решений.

Телефон: +7 921 957 87 97

Email: office@legalei.ru

-----------

Новые разборы для руководителей и владельцев бизнеса - в моём блоге. Если хотите получать их на почту, оставьте адрес - пришлю письмо, когда выйдет свежая статья.